Alamat email adalah bagian penting dari identitas bisnis. Banyak pemilik usaha masih menggunakan email gratis seperti namabisnis@gmail.com. Padahal ada pilihan yang terlihat jauh lebih profesional, yaitu menggunakan email dengan domain sendiri, seperti info@namabisnis.com.
Langkah ini sederhana, tapi bisa memberi kesan profesional dan terpercaya pada siapa pun yang menerima email dari Anda. Bagi kantor atau perusahaan resmi, menggunakan email dengan custom domain dapat meningkatkan branding perusahaan Anda.
Perbedaan Email Gratis dan Email Custom Domain
Email gratis seperti Gmail atau Yahoo memang mudah dibuat dan tidak memerlukan biaya. Namun, dari sisi tampilan dan kepercayaan, alamat seperti tokobagus123@gmail.com terlihat kurang meyakinkan. Klien atau rekan bisnis bisa saja menganggap bahwa bisnis tersebut belum dikelola secara profesional.
Sedangkan email custom domain menggunakan nama domain bisnis Anda sendiri, misalnya admin@tokobagus.com. Alamat seperti ini memberikan kesan bahwa bisnis Anda resmi dan terstruktur. Penggunaan email custom domain juga memberi kesan bahwa Anda serius dalam menjalankan usaha.
Manfaat Menggunakan Email dengan Custom Domain
Beberapa keuntungan menggunakan email dengan domain sendiri antara lain:
- Terlihat lebih profesional: Alamat email seperti cs@namabisnis.com membuat Anda tampak seperti perusahaan yang sudah mapan, meskipun baru merintis.
- Mudah dikenali dan diingat: Nama bisnis langsung terlihat di alamat email, sehingga lebih mudah diingat oleh pelanggan.
- Fleksibel untuk kebutuhan tim: Anda bisa membuat alamat email berbeda untuk tiap bagian, misalnya sales@namabisnis.com, support@namabisnis.com, atau hrd@namabisnis.com, sesuai kebutuhan.
- Lebih mudah dikontrol: Anda bisa mengelola semua akun email dari satu tempat. Kalau ada karyawan keluar, akses email bisa langsung dinonaktifkan tanpa harus minta login Gmail pribadi.
- Lebih aman: Layanan email profesional biasanya punya sistem keamanan yang lebih baik, seperti spam filter, backup otomatis, dan perlindungan dari phising.
Apa Saja yang Dibutuhkan untuk Membuat Custom Email?
Sebelum membuat email kantor dengan domain sendiri, ada beberapa hal dasar yang perlu disiapkan:
- Nama domain aktif: Misalnya namabisnis.com. Domain ini bisa dibeli melalui penyedia seperti Niagahoster, Rumahweb, Jagoanhosting, atau lainnya.
- Layanan email hosting: Email tidak bisa berjalan hanya dengan domain saja. Anda butuh layanan untuk menyimpan dan mengelola email.
- Akses ke pengaturan domain (DNS): Ini diperlukan untuk menghubungkan domain dengan layanan email yang dipilih. Di sinilah Anda akan memasukkan MX Record dan SPF Record agar email bisa berfungsi dengan baik.
- Pengetahuan teknis: Tidak harus ahli IT, tapi Anda perlu tahu cara login ke dashboard domain dan mengikuti panduan konfigurasi. Atau, Anda bisa minta bantuan penyedia layanan.
Cara Membuat Email Custom Domain
Ada beberapa cara untuk membuat email kantor profesional menggunakan domain sendiri. Berikut penjelasan langkah demi langkahnya:
A. Menggunakan Layanan Email Hosting
Beberapa penyedia hosting di Indonesia sudah menyediakan fitur email saat Anda membeli domain dan hosting. Langkah-langkahnya:
- Beli domain dan layanan hosting yang mendukung email.
- Masuk ke dashboard cPanel atau member area penyedia hosting.
- Cari menu “Email Account” atau “Email Hosting”.
- Buat alamat email sesuai keinginan, misalnya admin@namabisnis.com.
- Atur password email.
- Akses email melalui webmail atau bisa juga dikonfigurasi ke Gmail/Outlook.
Biasanya, Anda akan diminta mengatur MX Record pada DNS domain agar email bisa dikirim dan diterima dengan benar. Proses ini tersedia dalam panduan masing-masing penyedia hosting.
B. Menggunakan Google Workspace
Google Workspace adalah layanan berbayar dari Google yang memungkinkan Anda menggunakan Gmail, Google Drive, Kalender, dan lainnya dengan alamat email domain sendiri.
Langkah-langkahnya:
- Buka situs Google Workspace.
- Pilih paket yang sesuai. Paket paling murah cukup untuk usaha kecil.
- Daftarkan domain Anda (bisa domain yang sudah Anda punya).
- Buat akun pertama (biasanya admin).
- Google akan memberikan instruksi untuk memverifikasi domain dan mengatur MX Record.
- Setelah semua selesai, Anda bisa mulai mengakses email dari Gmail, tapi dengan alamat seperti nama@namabisnis.com.
C. Menggunakan Jasa Pembuatan Email Kantor
Jika Anda tidak ingin repot mengatur domain, MX Record, dan setting teknis lainnya, Anda bisa menggunakan jasa dari pihak ketiga untuk buat email kantor. Salah satunya adalah Rakita Website. Perusahaan ini bisa membantu dari awal sampai selesai, mulai dari:
- Beli domain (jika Anda belum punya)
- Setup hosting email
- Konfigurasi DNS dan pengaturan email
- Membuatkan akun email perusahaan sesuai kebutuhan
- Panduan akses email via HP atau komputer
Layanan seperti ini cocok untuk pemilik bisnis yang ingin langsung pakai tanpa harus belajar teknis. Membangun citra profesional perusahaan bisa dimulai dari hal sederhana seperti penggunaan email bisnis dengan domain sendiri.
Selain memberikan kesan terpercaya, email custom domain juga memudahkan komunikasi internal dan eksternal perusahaan. Pilihlah metode pembuatan email yang paling sesuai dengan kebutuhan Anda.
Sponsored
Technology